Elektronische ArbeitsunfähigkeitsbescheinigungAb 2023 für alle Arbeitgeber Pflicht
Ab dem 1. Januar 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer Beschäftigten bei deren Krankenkassen nur noch elektronisch ab. Auch bei Minijobbern ist eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse möglich.
So funktioniert der Umstieg auf das eAU-Verfahren (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung):
Der "gelbe Schein" in Papierform fällt ab dem kommenden Jahr weg. Für die Arbeitgeber bedeutet das, dass sie aktiv in das eAU-Verfahren eingebunden werden.
Bereits seit einigen Monaten bekommen gesetzlich Versicherte bei einer Krankschreibung nur noch zwei gelbe Scheine von der Praxis ausgehändigt. Eine Ausfertigung für den Arbeitgeber und eine für sie selbst. Die Meldung der Arbeitsunfähigkeit (AU) an die Krankenkasse übernimmt bereits die Arztpraxis auf digitalem Weg. Bis Jahresende 2022 müssen alle Praxen auf das elektronische Verfahren umgestellt habe.
Der nächste große Schritt betrifft alle Arbeitgeber: Die digitale Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten von den Krankenkassen an die Unternehmen. Ab dem 1. Januar 2023 erhalten Betriebe die AU-Daten nur noch elektronisch, indem sie sie bei den Krankenkassen ihrer Beschäftigten abrufen.
Arbeitnehmer haben nur noch die Pflicht, sich am ersten Tag der Krankheit unverzüglich bei ihrem Arbeitgeber arbeitsunfähig zu melden, sie über die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit zu informieren und nach den Karenztagen ggf. den Arzt aufzusuchen. Die Pflicht, Arbeitgebern die Krankschreibung mittels eines gelben Scheins vorzulegen, entfällt.
Welche Vorteile hat die eAU?
Die eAU wird sicher und schnell an die Krankenversicherung und an die Firma übertragen. Betriebe erhalten die eAU unmittelbar nach der Ausstellung, so dass der Krankenstand schneller in der Arbeitsplanung berücksichtigt werden kann. Die eAU ermögliche zudem eine lückenlose Dokumentation der Krankheitszeiten.
Hinweis: Sollte es einmal eine Störung, z.B. einen Ausfall des Internets geben, dann kann der Arzt auch wieder einen gelben Schein statt einer eAU ausstellen.
Wie vollzieht sich die Umstellung?
Nachdem der Arbeitnehmer im Betrieb Bescheid gesagt hat, dass er oder sie krankheitsbedingt ausfällt, entscheidet der Arbeitgeber, ob er die Daten von der Krankenversicherung elektronisch abruft. Wer die Daten benötigt, der bekommt sie ab 2023 nur noch elektronisch.
Ein Abruf der eAU bei der Krankenkasse darf nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung erfolgen. Arbeitgeber müssen eine für diesen Zweck zugelassene und datenschutzkonforme Software verwenden.
Gibt es technische Voraussetzungen für das Verfahren?
Arbeitgeber oder deren Steuerberater brauchen dafür ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden dann über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung zur Verfügung gestellt.
Wann kann der Arbeitgeber die Daten abrufen?
Die Krankenkassen empfehlen, die AU-Daten frühestens ab dem fünften Kalendertag abzurufen, wenn der Betrieb drei Karenztage gewährt. Liegt eine Krankschreibung durch den Arzt bei der Krankenkasse vor, bekommt das Unternehmen alle relevanten Daten auf elektronischen Weg (auch weiterhin ohne Krankheitsdiagnose).
Die AU-Daten bei einer Folgebescheinigung sollte man frühestens einen Kalendertag nach dem bisherigen Ende der AU abrufen. Eine Anfrage kann auch storniert werden, wenn es noch keine Rückmeldung der Krankenkasse gibt.
Welche Daten können nicht elektronisch abgerufen werden?
Nicht abgerufen werden können bislang eAU-Daten zu einer stationären oder ambulanten Rehabilitations- oder Vorsorgemaßnahme. Außerdem können die Daten von einem Privatarzt oder einem Arzt im Ausland nicht abgerufen werden, weil sie den Krankenkassen nicht digital vorliegen.
Was ist mit privat Versicherten?
Das Abrufverfahren eAU gilt zwischen den Arbeitgebern und den gesetzlichen Krankenkassen. Arbeitgeber sollten bei den privaten Versicherungsgesellschaften nachfragen, wie sie Auskünfte erteilen.
Welche Daten werden übermittelt?
Die Krankenkassen senden nach der elektronischen Anfrage folgende Daten an die Arbeitgeber:
- Name des Beschäftigten
- Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
- Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen daraus beruht
Wichtig für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer:
Beschäftigte sind aber auch nach Einführung des eAU-Verfahrens verpflichtet, dem Arbeitgeber unverzüglich den krankheitsbedingten Ausfall mitzuteilen, unabhängig vom Vorliegen der AU-Bescheinigung. Sie erhalten übrigens auch in Zukunft eine Bescheinigung der Krankschreibung auf Papier für ihre eigenen Unterlagen.